Mailing en Planning
Elke ochtend opent ze de inbox en zakt de moed haar even in de schoenen. Offerte-aanvragen, facturen, sollicitaties en “even een vraagje” staan allemaal door elkaar. Belangrijke mails raken onderop en standaardvragen blijven liggen tot laat in de middag. Niemand voelt zich echt “aan zet”.
Dit is Ingrid, office manager bij een groeiend team.
Wat er verandert met Waai?
We helpen Ingrid om de inbox voor haar te laten werken. Binnenkomende mails worden voortaan netjes herkend en geordend. Veelgestelde vragen krijgen direct een passend conceptantwoord. Andere berichten komen met een korte samenvatting bij de juiste collega.
Bij offerte- en belverzoeken voegen we automatisch een link met beschikbare tijdsloten toe; na keuze van de klant komt er meteen een agenda-item met video-link en herinnering in de juiste agenda. Ingrid houdt het overzicht, zonder elke mail zelf te hoeven lezen.
Concrete Voorbeelden:
Maandagochtend 09:05: Ingrid opent haar overzicht; labels en conceptantwoorden staan klaar.
“Kunnen jullie morgen bellen?” krijgt een tijdslotlink; na keuze verstuurt het systeem automatisch de uitnodiging met video-link.
“Nieuwe factuur” gaat direct naar de boekhouding met een korte bevestiging aan de afzender.
“Open sollicitatie” krijgt een warme ontvangstbevestiging met kort “zo gaat het verder”.
In het dashboard ziet Ingrid wat openstaat en wat afgerond is; zij klikt alleen op akkoord waar nodig.
Wat je krijgt:
Een inbox die zichzelf ordent.
Antwoordsjablonen in jullie eigen toon.
Automatische afsprakenplanning (tijdsloten, uitnodiging, video-link, reminders).
Een duidelijk dashboard met wat openstaat en wat afgerond is